浙江省和平慈善基金会档案管理办法

第一条  总则

1.为加强本基金会档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为基金会发展服务，特制定本制度。
    2.基金会档案，是指基金会从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对基金会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

3.公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
  第二条  文件材料的收集管理
    1. 基金会指定专人负责文件材料的管理。

2. 文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交行政部审阅后归档。

3. 一项工作由几个部门参与办理，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。
  第三条  归档范围
    1. 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 
    2. 本基金会对外的正式发文与有关单位来往的文书。
    3. 本基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 
    4. 本基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
    5. 本基金会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
    6. 本基金会的大事记及反映本基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第四条 归档要求

1. 档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
    2. 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
    3. 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
    4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
    5. 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6.  案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
   第五条 档案管理人员职责
    1. 按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
    2. 按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
    3.工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护基金会档案的完整与安全。
   第六条 档案的利用
    1. 基金会档案只有基金会内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅。

2.档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报秘书长处理。
    3. 必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

4. 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
    5. 必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。     

5-1不准转借，必须专人专用。
    6.用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员办理续借手续。