浙江省和平慈善基金会印章管理制度

第一章  总则

第一条  为规范浙江省和平慈善基金会（以下简称基金会）印章管理，保证印章的安全和正常使用，特制定本制度。

第二条  本制度适用于本基金会全体工作人员。

第二章 印章的种类

第三条  本基金会印章分为正式印章、专用印章、名章、戳记四大类。

（一）正式印章是代表基金会或机构部门一定职责和权力的印信凭证，如基金会公章等；

（二）专用印章代表某项专门业务内容和权力，适用于印章上标明的使用范围，超过其限定范围就失去法律效力，如财务专用章、发票专用章等；

（三）名章是刻有某人姓名的图章，加盖个人名章可作为个人对某事负责的凭信，如基金会法定代表人名章等； 

（四）戳记是刻有一定字样的，带有标识性质的印章。如公文处理中所用的审批戳记、复印件戳记等。

第三章  印章的适用范围

第四条  印章使用需严格按照以下规定的范围，不得超出范围使用各类印章。

（一）基金会公章：适用于以基金会名义出具的各类文件，包括但不限于通知、决议、说明、声明、函等。

（二）法定代表人名章：适用于由基金会法定代表人签章的文件、法定代表人授权委托书、财务票据、统计报表等。

（三) 财务印鉴专用章：包括财务专用章、发票专用章、财务人员名章等，适用于基金会财务专门业务的各类票据及文件。

（四) 办公室或部门印章：适用于以基金会办公室部门名义出具的各类文件，包括但不限于例行工作事项通知、报告、请示、方案、函件等。

（五）审批审阅戳记：适用于对工作事项或文件处理的审批审阅标识。

（六）复印件戳记：适用于仅供某项用途的文件复印件，防止复印件冒用、多用或流失。

第四章  印章的刻制

第五条 基金会成立后，即可刻制基金会公章、财务专用章、发票专用章、法定代表人名章。刻制印章应填写《刻制印章审批单》，报经基金会领导审批。

第六条 基金会公章、财务专用章、发票专用章、法定代表人名章刻制申请需经基金会秘书长审批，报基金会理事长批准；其他印章刻制经秘书长批准。

第七条 印章统一由基金会办公室负责到公安机关指定的刻字单位刻制，严禁其他任何部门和个人私自刻制。

第五章  印章的保管

第八条  印章保管负责人：

（一）基金会公章由基金会办公室专职人员负责保管；

（二）财务专用章、发票专用章、财务人员名章由财务人员按照财务有关规定保管；

（三）其它印章由基金会办公室或相关部门负责保管。

第九条  印章应随用随锁，封闭存放在保险柜。不能随意放置在办公桌上或敞开保险柜。

第十条  印章保管人员应明确责任，保证印章的正常使用，严防印章滥用或盗用，原则上不得委托他人代取代用。

第十一条  保管人员要注意保养印章，进行必要的维护，以确保印迹清晰。

第六章  印章的使用

第十二条  印章保管人员在使用印章时，应履行必要手续：
  （一）审批 用印前，由经办人办理审批手续，填写《印章使用审批表》，上报基金会领导审批。
  （二）登记 每次用印进行登记，印章保管人员负责根据《印章使用审批表》填写《印章使用登记表》。
  （三）审核 基金会办公室分管领导为监印人，负责审核《印章使用审批表》的真实性、完整性、合规性，并对用印文件内容、页数、用章种类、用印位置、用印数等内容进行核对，核对无误后在《印章使用登记表》上签字。
   （四）盖印

1. 盖章时要精神集中，用力要均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观，便于识别。

2. 以基金会或部门名义发出的公文、函件必须加盖基金会或部门的印章。

3. 正式公文只在文末落款处盖章。在落款处加盖的印章，应加盖在成文日期上，并做到上不压正文，下压成文日期年月日处。若在成文日期上方有单位落款，印章应压在单位落款或成文日期上面。

4. 带有存根的介绍信、证明信或公函等除在落款处盖章外，还应在公函的骑缝线上盖章。

5. 对外签订的合同、协议或提供的重要文字材料，除在落款处盖章外，还应加盖骑边章（即将多页材料沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，骑各页之边，加盖一完整公章），以证明材料各页是同时形成的，防止删改换页。
合同、协议的签字盖章页出现“此页无正文”的同时，要注明文件的名称，如“此页无正文，为××××的签字盖章页”。
  （五）整理留存材料

盖印后，盖印部门回收《印章使用审批表》，统一编号并将用印材料复印件留存，定期归卷存档；没有《印章使用审批表》的，将用印材料复印件编号留存；制式材料复印件加盖印章不需留存；合同协议原件盖印时返回基金会办公室存档的，可不留存复印件，延迟归档的合同，须在审批表中注明“原件未返回基金会办公室”。

第十三条 使用印章应在保管部门内，由保管人员用印，原则上不能脱离印章保管人员的监督，不能将印章携带外出使用；如遇特殊情况确需带出的，应有印章保管部门指定人员监督用印，并填写《印章外带审批单》报请领导审批。基金会公章、法定代表人名章外带需秘书长审批，财务专用章外带需秘书长和财务负责人审批。

第十四条 印章交接要有文字记录，交接时应本人亲自交接，不能交由其他人员代转。

第十五条 原则上不应在空白的介绍信或公文纸上盖章，特殊情况应有秘书长特批，并在空白的介绍信或公文纸上注明“仅限XXX用”的字样。

第七章  印章的停用

第十六条  因机构名称改变、机构撤销、印章式样改变、印章损坏、印章遗失或被盗、声明作废或其他等原因，原印章停止使用。同时应按照规定，申请刻制新印章。

第十七条  印章停止使用后，应发文给有业务往来的单位，通知已停止印章的使用，并说明停用的原因，标明停用的印模和停用时间。

第十八条  印章停用或作废，要发印章停用或作废通知。

第八章  印章的存档和销毁

第十九条  旧印章停用后，应将清查结果报告基金会领导，请领导审定旧印章的处理方法。

第二十条  具有保存价值的印章要由基金会交办公室妥善保存；没有保存价值的印章，报请基金会领导后集中销毁；属于领导个人的名章应退还给本人；一般戳记经批准可销毁。

第二十一条  销毁废旧印章，应填写《印章销毁审批表》，销毁时要由印章保管人员监销。

第九章  附则

第二十二条  本制度由基金会办公室负责解释。

第二十三条  本制度自印发之日起执行。